7 checks voor effectievere en efficiëntere processtappen
Onze ervaring met verbetertrajecten leert dat effectiever en efficiënter werken vaak mogelijk is. Dit begint met de verschillende stappen die nodig zijn voor de levering van een product of dienst in kaart te brengen. En daarna iedere stap kritisch onder de loep te nemen. We geven je zeven checks voor effectievere en efficiëntere processtappen.
Werkzaamheden zijn stappen in een proces
Als we ons werk heel simpel beschouwen, is alles wat we doen op te delen in processtappen. Dat geldt voor iedereen, van een medewerker op de werkvloer tot de directeur van de organisatie. Er is een trigger of input, daar doet iemand iets mee en daardoor is er een resultaat of output. Dit resultaat draagt bij aan een doel voor een klant. Die klant kan ook een collega zijn. Verschillende stappen samen, vaak door meerdere mensen uitgevoerd, vormen een proces.
Zeven checks voor effectievere en efficiëntere processtappen
Hoe complexer een proces, hoe moeilijker het vaak lijkt te verbeteren. Ons advies is daarom eerst de verschillende stappen ervan duidelijk in kaart te brengen. En vervolgens die stappen kritisch onder de loep te nemen. De volgende vragen helpen je daarbij:
1. Is het mogelijk om deze activiteit te schrappen?
Dit is de belangrijkste vraag. Heeft een activiteit klantwaarde? Zo niet, kijk dan of je deze kunt weglaten. We zien in de praktijk soms werkzaamheden die ooit nuttig waren, maar dat nu niet meer zijn. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig maken van managementrapportages, terwijl managers die informatie inmiddels relatief simpel zelf real-time digitaal kunnen opvragen. Of het bijhouden van gegevens op verzoek van een wethouder jaren geleden, terwijl het onderwerp niet meer relevant is. Stel jezelf voor iedere activiteit de vraag: waarom doen we dit? Voor wie? Wat doet diegene ermee? Vraag het ook even na!
2. Kunnen activiteiten parallel lopen?
Je vermindert de doorlooptijd als mensen verschillende activiteiten die niet van elkaar afhankelijk zijn parallel uitvoeren. Een goed voorbeeld: als verschillende specialisten een advies moeten geven over een vergunning, kunnen zij zich tegelijkertijd verdiepen in de aanvraag. Het kan wel slim zijn mensen die een ‘go/no-go advies’ geven, als eerste hun advies te laten maken. Een tweede voorbeeld is om feedback van meerdere collega’s op een beleidsstuk in een overleg te laten geven in plaats van om de beurt. Dat scheelt de schrijver enorm veel tijd. Vaak zien we nu dat documenten meer dan vier keer flink moeten worden aangepast.
3. Is het mogelijk om een activiteit eerder te starten?
Sommige activiteiten komen in bepaalde perioden vaker voor dan in andere. Kijk dan eens of je werkzaamheden daarvoor in de rustige perioden alvast kunt voorbereiden. Of misschien zijn er intern mogelijkheden om aanvragen beter te spreiden. Of kun je andere, iets minder seizoensgebonden, activiteiten erom heen plannen zodat niet alles samenvalt. Een andere optie is te kijken of het mogelijk is tussenresultaten eerder te delen, zodat daar sneller op bijgestuurd kan worden.
4. Is het mogelijk controles in eerdere stappen uit te voeren?
Als iemand moet controleren of bijvoorbeeld een aanvraag binnen budget blijft, is het uiteraard slim dit zo vroeg mogelijk te doen. Probeer ook het aantal mensen dat controles uitvoert zoveel mogelijk te beperken. We zagen een keer een financieel proces met zes verschillende controles door zes verschillende mensen, die dat ook niet van elkaar wisten. Een deel van die controles werd daardoor dubbel gedaan. Minder mensen die controleren leidt vaak tot betere controles. Want als mensen weten dat het nog vijf keer wordt gecontroleerd, zijn ze minder precies.
5. Kan iemand deze activiteit vereenvoudigen of automatiseren?
De kennis van functioneel (applicatie)beheerders wordt in de praktijk nog veel te weinig benut. Zij weten veel over de applicatie(s) die ze beheren en kunnen uitzoeken of bepaalde handelingen gemakkelijker gemaakt kunnen worden. Ook RPA (robotic process automation) biedt veel nieuwe kansen, vooral om repeterende administratieve handelingen te automatiseren. Daarin is tegenwoordig heel veel mogelijk.
De do’s & don’ts van Robotic Process Automation (RPA)
6. Is het mogelijk de activiteit te standaardiseren?
Standaardiseren kan in de vorm van sjablonen, voor bijvoorbeeld brieven maar ook voor e-mails. Investeren in een praktische handleiding kan eveneens tot meer standaardisatie en gemak leiden. Ook een checklist kan het werk simpeler maken.
7. Kunnen mensen en middelen beter ingezet worden?
Kunnen werkzaamheden verdeeld worden op basis van kwaliteiten en werkplezier van mensen? Wie van de collega’s is er goed in een bepaalde activiteit? Kan hij of zij dit aan meer mensen leren? Zijn de applicaties waar mogelijk gekoppeld? Zijn er subsidies te krijgen voor bepaalde werkzaamheden?
Extra check: is de input op orde?
Geen angst voor ontslag met efficiëntere processtappen
De werkdruk bij overheidsorganisaties is behoorlijk hoog. Onze ervaring leert dan ook dat procesverbeteringen niet snel tot ontslagen leiden. Dat zou ook een gemiste kans zijn volgens ons. Het doel is juist dat publieksprofessionals meer tijd krijgen voor de moeilijkere vragen of opdrachten in hun werk. En hun klanten beter kunnen dienen.
Meer informatie?
Stel je vraag aan Herman. Of laat een bericht achter in de chat.
