6 tips om efficiënter met uw werktijd om te gaan

Veel mensen werken tegenwoordig flexibel op verschillende werkplekken; thuis, op kantoor of onderweg. Elke werkplek heeft zijn eigen voor- en nadelen. Op kantoor sta je wat langer bij het koffieapparaat, thuis zorgen huishoudelijke klussen misschien voor afleiding. Hoe deelt u uw werktijd nu het meest efficiënt in?

Zo gaat u efficiënter om met uw werktijd

Doordat u vaker op een andere locatie werkt, wordt het steeds belangrijker om bewust uw tijd in te delen. In de blog 7 tips om vergaderingen beter te plannen las u al hoe u een groep mensen bij elkaar brengt ondanks al die flexibele werkplekken en werktijden. Hieronder leest u zes tips om de rest van uw werkweek efficiënt te besteden. Ze helpen u uw to-do-lijst behaphaar te houden en met de juiste discipline aan het werk te gaan.

Tip 1: beantwoord e-mails op vast momenten op de dag

De eerste tip is een bekende: beantwoord uw e-mails op vaste momenten op de dag. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag, na de lunch en aan het eind van de dag. Zet de melding voor nieuwe e-mails uit. Daarmee voorkomt u dat u steeds uit uw concentratie wordt gehaald. De neiging om nieuwe e-mails te lezen is namelijk erg moeilijk te onderdrukken als u een melding ziet of hoort. Als u zorgt dat u telefonisch, via een ‘messenger’ of op een andere manier bereikbaar bent, kunnen mensen u daar bereiken als er spoed bij is.

Tip 2: bereid vergaderingen op tijd voor

Plant u een vergadering in? Schrijf dan meteen op welke onderwerpen u wilt bespreken. Zo voorkomt u dat u aan een vergadering begint en ter plekke nog moet bedenken waar het ook alweer over ging. U kunt er ook voor kiezen om voor de vergadering een kwartier voor uzelf in te plannen. Dan kunt u nog snel de stukken doornemen of de agenda lezen.

Tip 3: plan vergaderingen ruim in

Verwacht u dat een vergadering drie kwartier duurt? Reserveer er dan een uur voor in uw agenda. Hiermee heeft u wat uitloop. En als de vergadering toch op tijd of eerder is afgelopen, heeft u gelijk wat tijd om direct enkele actiepunten uit te voeren, een verslag uit te werken of een paar mensen te bellen.

Tip 4: verdeel grote klussen in kleine stukjes

Niets werkt zo verlammend als een enorme berg werk voor uw neus. Maar als u een grote klus opbreekt in kleine beetjes, wordt de opdracht vaak al een stuk overzichtelijker. Die kleine beetjes zijn vaak ook veel beter te plannen dan één grote brok. Na de afronding van ieder klusje kunt u een deeltaakje van uw to-do-lijst schrappen. Dat geeft vaak veel extra energie.

Tip 5: kies DERK

Heeft u een opdracht waar u tegenop ziet? Doe deze dan als eerste op de dag. Oftewel: kies DERK (Doe Eerst Rot Klussen). Neem een kop koffie of thee en begin meteen. Aan het begin van de dag heeft u nog genoeg energie en wilskracht om uw tanden erin te zetten. En als u de opdracht klaar heeft, krijgt u daardoor nieuwe energie voor de rest van de dag. Zeker omdat u dan alleen nog maar leuke dingen te doen heeft.

Tip 6: beperk de tijd

Hoe meer tijd u voor een klus heeft, hoe groter de kans dat u zich tussentijds laat afleiden. Daarom is het een goed idee de tijd voor uzelf te beperken. Zet bijvoorbeeld een timer op veertig minuten. Zorg dat u die veertig minuten geconcentreerd aan het werk kunt: leg uw telefoon weg, klik uw mailbox uit en zonder u af. U zult merken dat u zonder afleiding enorm veel werk kunt verrichten. Beloon uzelf na die veertig minuten met een pauze. Praat even met een collega of ga even wandelen.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.